Gestion des Dimona

La Dimona ou déclaration immédiate de l’emploi est une déclaration électronique que tout employeur est tenu de transmettre à l’ONSS lors de chaque entrée ou sortie de service d’un travailleur. Une version mobile a été créée pour leur permettre de déclarer leurs travailleurs encore plus rapidement et facilement, à l’aide d’une tablette ou d’un smartphone.

Le signalement via Dimona de tous les travailleurs avec lesquels l’employeur entretient une relation de travail conduit à l’établissement d’un fichier électronique du personnel. Celui-ci constitue le reflet parfait de l’occupation auprès de l’employeur. Chaque employeur bénéficie ainsi d’un accès actualisé à son fichier du personnel

Un contrôle systématique

Les données déclarées en Dimona sont également utilisées par d’autres institutions de sécurité sociale en vue de l’octroi de droits sociaux aux citoyens. L’introduction correcte et à temps des déclarations Dimona s’avère dès lors primordiale.

Dans cette optique, un système de contrôle automatique est exécuté lors de l’introduction de chaque Dimona. Par ailleurs, l’ONSS effectue également a posteriori une comparaison des données déclarées en Dimona et en DmfA. Ce contrôle croisé a pour but de vérifier la cohérence, concernant un même employeur, entre le nombre de travailleurs pour lesquels il existe une relation de travail active en Dimona et le nombre de travailleurs déclarés en DmfA. Lorsque des écarts sont constatés, l’ONSS en avertit l’employeur ou son mandataire, lequel est tenu d’apporter les rectifications nécessaires.

En 2017, près de 96% des contrôles croisés effectués n’ont révélé aucune anomalie: un gage de qualité des données déclarées à l’ONSS.

Une déclaration en constante mutation

Dimona constituait à l’origine une déclaration limitée: l’employeur ou son mandataire y déclarait uniquement les données d’identification du travailleur ainsi que la date de début et de fin de l’occupation. Les dernières années toutefois, plusieurs statuts spécifiques ont été introduits, pour lesquels des données plus détaillées doivent être déclarées. Moyennant le respect de certaines conditions, un régime avantageux de cotisations de sécurité sociale est d’application pour les travailleurs engagés sous un de ces statuts.

2012
Étudiants
Contingent travailleur: 50 jours ou 475 heures depuis 2017
2014
Travailleurs occasionnels (horeca)
1. Contingent travailleur: 50 jours
2. Contingent employeur: 200 jours
2015
Flexi-jobs (horeca)
Occupation régulière (80%) requise en T-3
2017
Travailleurs «Article 17» (secteur socio-culturel)
Contingent travailleur: 25 jours

Avec ces nouveaux statuts, la Dimona s’est peu à peu transformée en déclaration interactive renvoyant des informations essentielles à l’employeur. Cela concerne notamment:

  • la gestion des contingents : l’employeur est tenu de transmettre à l’avance le nombre de jours de travail prévus (ou, depuis 2017, le nombre d’heures de travail prévues dans le cas des étudiants). Il reçoit immédiatement une réponse l’informant si la personne déclarée peut ou non travailler sous le statut concerné.
  • le contrôle automatique sur le respect des conditions du statut «flexi-job»: pour pouvoir être engagé sous le statut flexi-job, le travailleur concerné doit avoir été occupé à au moins 80% chez un autre employeur que celui qui souhaite l’engager comme travailleur flexi-job - dans le 3e trimestre précédant celui du flexi-job («T-3»). L’évaluation de cette condition s’effectue sur la base d’un flux de données établi entre Dimona et la banque de données des carrières, gérée et alimentée par Sigedis.

Évolution du nombre de déclarations Dimona

Entre 2014 et 2017, le nombre total de déclarations Dimona introduites auprès de l’ONSS est passé d’environ 25 millions à plus de 37 millions, soit une augmentation de 50%.

Cette hausse significative peut s’expliquer par un redressement global de l’emploi salarié mais aussi et surtout par un accroissement des mouvements de personnel et une flexibilisation du marché du travail.

Répartition des déclarations Dimona par statut

Le graphique ci-après offre un aperçu de la répartition des déclarations Dimona en 2017, en fonction des différents statuts introduits depuis 2012.

Sur un total de 37,5 millions de déclarations traitées en 2017, près d’un quart concerne des travailleurs engagés sous un des statuts spécifiques susmentionnés. Parmi ceux-ci, le travail étudiant en représente la part la plus importante (17%).

Vous trouverez une description détaillée de la Dimona sur le portail de la sécurité sociale. Nouvelle fenêtre

Gestion des DmfA

La DmfA ou déclaration multifonctionnelle est une déclaration électronique que tout employeur qui occupe des travailleurs est tenu de transmettre chaque trimestre à l’ONSS.

Elle contient les données de rémunération et de temps de travail de tous les travailleurs occupés chez un employeur au cours d’un trimestre donné. Sur base de la DmfA, l’ONSS calcule le montant des cotisations et des réductions de cotisations des travailleurs.

Certaines données déclarées en DmfA sont également mises à disposition des autres institutions de sécurité sociale, qui les utilisent en vue de l’octroi de droits sociaux aux citoyens. On comprend ainsi l’importance pour l’ONSS d’obtenir à temps des renseignements de qualité.

La DmfA doit être introduite par l’employeur au cours du mois qui suit le trimestre écoulé. En raison des grands volumes de déclarations qu’ils traitent, les secrétariats sociaux agréés disposent quant à eux de 15 jours ouvrables supplémentaires. Une fois la déclaration originale enregistrée dans la banque de données, l’employeur ou son mandataire peut encore procéder à des rectifications par le biais d’une ou plusieurs déclaration(s) de modification.

Vous trouverez une description détaillée de la DmfA sur le portail de la sécurité sociale. Nouvelle fenêtre

Contrôle et rectification des déclarations DmfA

Pour garantir la ponctualité et la qualité des déclarations introduites, l’ONSS a mis en place une série de contrôles.

Sur le plan de la ponctualité, nous assurons un suivi de l’introduction des déclarations DmfA dans les délais requis. Les employeurs qui n’introduisent pas leurs déclarations à temps se voient rappeler leurs obligations légales et s’exposent à des sanctions.

En ce qui concerne la qualité des données déclarées, un contrôle automatique des anomalies est exécuté lors de l’enregistrement de chaque déclaration. Les erreurs relatives au calcul des cotisations sont rectifiées immédiatement. Le résultat de cette correction est ensuite transmis à l’employeur ou à son mandataire. L’ONSS accepte provisoirement les autres anomalies lors de la réception de la déclaration et en informe l’employeur. Celui-ci est alors prié d’en assurer la correction dans les plus brefs délais, au moyen d’une déclaration de modification.

Certaines anomalies influencent le calcul et/ou l’octroi des droits sociaux des travailleurs (tels que le pécule de vacances des ouvriers ou les primes de fin d’année dans certains secteurs) et sont dès lors traitées prioritairement. Dans certains cas, une intervention des services de l’inspection est nécessaire en vue de vérifier auprès de l’employeur l’exactitude des données.

Par ailleurs, une vérification de la cohérence des données déclarées en Dimona et en DmfA est aussi systématiquement effectuée.

Enfin, outre l’exactitude factuelle des déclarations, l’ONSS vérifie également si les réductions de cotisation demandées par l’employeur sont justifiées.

La DmfA en quelques chiffres

En 2017, chaque trimestre, l’ONSS a réceptionné et traité environ 456.000 déclarations DmfA. Le schéma ci-dessous présente les chiffres moyens trimestriels relatifs au traitement de ces déclarations.

Infographie des chiffres clés de la DMFA (cliquez sur le lien ci-dessous pour la version texte

Voir la version texte de cette infographie

  • 456.000 DmfA traitées chaque trimestre
  • 233.000 déclarations originales
  • 223.000 déclarations de modification
  • 5,3 millions de lignes travailleurs
  • 99,97% des lignes travailleurs sans anomalie prioritaire 6 mois après enregistrement
  • 99% des déclarations acceptées à l'entrée, après contrôle automatique
  • 96% des déclarations sans anomalie cross controle, au moment de l'enregistrement

Note concernant les lignes travailleurs :
En DmfA, une ligne travailleur correspond au niveau où les cotisations de sécurité sociale sont calculées pour un travailleur. C’est d’ici également que sont transmises les données au réseau de la sécurité sociale. Pour chaque travailleur, on retrouve au minimum une ligne travailleur en DmfA. Dans certains cas, lorsque des changements ayant un impact sur le calcul des cotisations se produisent au cours d’un trimestre (par exemple, dans le cas d’un changement d’activité de l’employeur), plusieurs lignes travailleurs doivent être établies pour un même travailleur. C’est pourquoi le nombre de lignes travailleurs est toujours supérieur au nombre de travailleurs occupés au cours d’un trimestre.

Gestion des déclarations Limosa

Lorsqu’un employeur occupe un travailleur temporairement ou partiellement en Belgique, et ce depuis l’étranger (détachement), il doit déclarer préalablement cette activité dans le service en ligne Limosa. Il en va de même pour les indépendants établis à l’étranger qui réalisent des travaux en Belgique.

C’est l’employeur ou l’indépendant (généralement étranger) qui doit introduire la déclaration Limosa. Le client belge pour lequel preste le travailleur ou l’indépendant détaché doit vérifier si la déclaration Limosa a été introduite. Dans le cas contraire, ce dernier doit le signaler sur le site portail de la sécurité sociale.

Nouvelle version de Limosa en 2017

Dans le cadre des différents plans de concurrence loyale et de la transposition de la directive d’exécution européenne, des adaptations ont été apportées à la déclaration obligatoire Limosa en octobre 2017.

Un certain nombre de données supplémentaires (désignation d’une personne de liaison, du secteur économique au sein duquel la mission en Belgique se déroule, etc.) doivent ainsi être complétées. Diverses modifications ont par ailleurs été mises en œuvre afin d’optimiser la qualité des données.

La déclaration Limosa au fil des ans

Le graphique ci-après fournit un aperçu de l’évolution du nombre total de déclarations Limosa ainsi que du nombre total de personnes uniques déclarées.

Entre 2014 et 2017, le nombre total de déclarations Limosa est passé d’environ 531.000 à 812.000, soit une augmentation de près de 53%. En 2017, 687.000 déclarations ont ainsi été introduites pour des travailleurs et 125.000 pour des indépendants. Le nombre de personnes physiques concernées par ces déclarations a lui aussi augmenté durant la même période, de manière moins significative toutefois.

Vous trouverez de plus amples informations sur Limosa en consultant le site Working in Belgium Nouvelle fenêtre et le site portail de la sécurité sociale Nouvelle fenêtre (dans le cadre du contrôle obligatoire).

Le cadastre Limosa

C’est dans le cadastre Limosa que l’ONSS regroupe les données reprises dans les déclarations Limosa. Il s’agit d’une banque de données reprenant toutes les informations relatives au travail étranger en Belgique. Elle est accessible à plusieurs services d’inspection fédéraux ainsi qu’à d’autres organismes fédéraux et régionaux via le service en ligne Dolsis.

En 2017, l’ONSS a pleinement exploité les données de ce cadastre, complétées par des informations issues d’autres banques de données, dans le cadre du datamining et de la détection de fraudes.

Les pays d'origine

Le graphique ci-dessous représente le top 10 des pays d’origine des travailleurs salariés détachés en Belgique (et donc non assujettis, habituellement, au régime de sécurité sociale belge). Les chiffres sont calculés en fonction du nombre de personnes uniques déclarées en Limosa.

Ce graphique en secteurs indique le pays où est établi l’employeur (et non la nationalité du travailleur). La plupart des travailleurs détachés travaillent pour des employeurs établis aux Pays-Bas. Ceux-ci devancent largement leurs homologues polonais. Les employeurs basés en Allemagne, en France et au Portugal viennent compléter le top 5.

Transmission de données au réseau de la sécurité sociale

Certaines données relatives aux employeurs et aux travailleurs, récoltées par l’ONSS, sont mises à disposition des autres institutions de sécurité sociale par l’intermédiaire de la Banque-Carrefour de la sécurité sociale (BCSS). C’est sur la base de ces données que les institutions concernées octroient les divers droits sociaux aux citoyens: assurance maladie-invalidité, chômage, pension, accidents du travail, maladies professionnelles, allocations familiales ou encore vacances annuelles.

Afin de garantir la sécurité des données à caractère personnel, un système de protection des flux de données au sein du réseau de la sécurité sociale a été mis en place. Grâce à une opération de filtrage au niveau de la BCSS, les différentes institutions reçoivent uniquement les données dont elles ont réellement besoin et pour lesquelles elles ont obtenu toutes les autorisations nécessaires.

L’ONSS travaille en étroite collaboration avec la BCSS afin de s’assurer que ces flux se déroulent de façon optimale. Ensemble, ils analysent notamment les modifications dans la structure des déclarations et leurs éventuels impacts sur le réseau avant leur mise en œuvre.

En tant que source authentique, l’ONSS examine également les demandes d’institutions qui visent à obtenir des données supplémentaires, sur base d’objectifs bien définis.

Travail étudiant, travail occasionnel dans le secteur de l’horeca & intérim: nos outils de consultation de données

Le système de contingent

Moyennant le respect de certaines conditions, un étudiant ou un travailleur occasionnel dans le secteur de l’horeca peut bénéficier d’un calcul avantageux des cotisations de sécurité sociale, et ce pour un nombre de jours/heures maximum par année civile: c’est ce que l’on nomme le «contingent». Pour permettre aux travailleurs concernés un contrôle facile et rapide de l’état de leur contingent, l’ONSS met à leur disposition deux services en ligne: «Student@work» et «Horeca@work».

Chaque employeur qui engage un étudiant et chaque employeur dans l’horeca qui engage un travailleur occasionnel communique l’information électroniquement via la Dimona. Les jours de travail des étudiants ou de travail occasionnel qui ont été déclarés sont automatiquement prélevés du contingent dans ces services en ligne.

Le travail étudiant : Student@work

Le travailleur étudiant dispose d’un contingent de 475 heures durant lesquelles il peut travailler sans être assujetti aux cotisations ordinaires. Son employeur et lui-même sont ainsi uniquement redevables d’une cotisation de solidarité.

Le service en ligne et l’application mobile «Student@work» permettent à l’étudiant de consulter son contingent restant, à savoir le nombre d’heures qu’il peut encore prester en profitant de taux de cotisations sociales réduits. La même application permet de générer une attestation pour son employeur. De cette manière, ce dernier dispose d’une vue claire sur le nombre d’heures durant lesquelles il peut encore employer l’étudiant, sans dépasser son contingent. Enfin, ce service en ligne offre aussi à l’étudiant un aperçu de tous les jobs étudiants qu’il a déjà effectués.

Le travail occasionnel dans le secteur de l’horeca : Horeca@work

Est considéré comme travailleur occasionnel dans le secteur de l’horeca :

  • tout travailleur engagé par un employeur dans le secteur de l’horeca, ou
  • tout travailleur engagé par un bureau intérimaire pour un utilisateur du secteur de l’horeca ;
  • dans les deux cas pour une durée maximale de deux jours consécutifs dans le cadre d’un contrat de travail conclu pour 1/ une durée déterminée ou 2/ un travail nettement défini.

Sous certaines conditions, les cotisations sociales des travailleurs occasionnels occupés dans l’horeca sont calculées sur un forfait avantageux horaire ou journalier. Le travailleur occasionnel peut bénéficier de ce forfait durant 50 jours maximum par année civile, l’employeur pendant 200 jours. Au-delà de ces quotas, les cotisations sont de nouveau calculées sur la rémunération réelle.

Avec le service en ligne «Horeca@work», les travailleurs occasionnels peuvent contrôler simplement et rapidement leur nombre de jours restants. Un calendrier reprend les jours durant lesquels ils ont travaillé ou prévu de travailler en tant que travailleurs occasionnels. Une liste des employeurs concernés est également disponible. Les travailleurs peuvent imprimer une attestation mentionnant leur solde de jours pour leur employeur. L’attestation comporte également un code qui permet à l’employeur de vérifier en ligne le solde de jours d’un travailleur.

Le travail intérimaire: Interim@work

Les travailleurs intérimaires qui ne sont pas déclarés ou qui sont déclarés tardivement s’exposent à des problèmes: ils risquent, en effet, de ne pas percevoir ou de percevoir trop tard les allocations ou autres avantages auxquels ils ont droit. C’est pourquoi l’ONSS a développé un nouveau service en ligne qui offre davantage de sécurité aux travailleurs intérimaires et qui permet de prévenir des abus.

Le service en ligne sécurisé Interim@work présente aux travailleurs intérimaires un aperçu de toutes leurs relations de travail de l’année en cours, de l’année écoulée et de l’année à venir. Ils peuvent donc vérifier si le bureau intérimaire a fait des Dimona pour des périodes de travail spécifiques. Ils peuvent filtrer les relations de travail et vérifier si l’entreprise utilisatrice correcte est déclarée. Il est également possible d’exporter la liste des relations de travail.

Si un problème est constaté - comme une déclaration Dimona manquante ou une modification inattendue -, celui-ci peut être examiné avec l’agence d’intérim.