Octroyer la qualité d’employeur

Une entreprise qui engage des travailleurs doit effectuer une demande d’inscription auprès de l’ONSS. À cet égard, elle peut introduire sa requête via WIDE, un service en ligne convivial sur le portail de la sécurité sociale.

Les entreprises qui introduisent une demande valable se voient octroyer la qualité d’employeur. Ce processus s’appelle l’identification. Chaque employeur enregistré se retrouve dans une base de données: le répertoire des employeurs.

Nous inscrivons l’employeur dans la / les catégorie(s) exacte(s) d’employeur en fonction de l’activité qu’il a déclarée. Cette catégorie est importante car elle détermine les taux de cotisations dus.

Employeurs actifs

Fin 2017, le répertoire des employeurs comportait 248.931 employeurs actifs. Le graphique suivant révèle l’évolution du nombre d’employeurs actifs depuis 2014.

Les trois dernières années, le nombre d’identifications était légèrement plus élevé que le nombre de suppressions. Il en résulte que le nombre d’employeurs actifs a légèrement augmenté.

Gérer le répertoire des employeurs

Chaque employeur enregistré est classé dans une base de données : le répertoire des employeurs.

Nous veillons à ce que les données de ce répertoire soient toujours à jour. Pour ce faire, nous nous basons sur diverses sources:

Nous alimentons en outre la BCE avec certaines informations dont nous disposons. Dans un nombre restreint de cas de figure, nous octroyons en effet nous-mêmes le numéro d’entreprise (par exemple pour les employeurs étrangers sans établissement en Belgique). Notons que, dans la grande majorité des cas, cette tâche est réalisée par les guichets d’entreprises ou les greffes.

Par ailleurs, une série de données du répertoire des employeurs (numéro ONSS, catégorie de l’employeur attribuée…) sont aussi transmises aux autres institutions de sécurité sociale par le biais de la Banque-Carrefour de la sécurité sociale.

Rectifications dans le répertoire des employeurs

Le graphique suivant montre le nombre de rectifications apportées dans le répertoire des employeurs sur la base des informations de la BCE.

Enregistrer les mandataires

Un employeur peut mandater un secrétariat social ou un prestataire de services pour gérer son fichier du personnel, remplir ses déclarations et accomplir d’’autres actes administratifs vis-à-vis de la Sécurité Sociale. L’inscription et la gestion des mandats se déroulent via le service en ligne Mahis Nouvelle fenêtre. La désignation ou la suppression d’un mandataire est alors reprise dans le répertoire des employeurs.

En 2017, la plupart des employeurs faisaient appel à un mandataire pour leur administration sociale (dont 88% via un secrétariat social agréé et 9% via un prestataire de services non agréé).

Le répertoire des administrations provinciales et locales

Suite à la fusion entre l’ONSS et l’ORPSS au 1er janvier 2017, deux répertoires coexistent temporairement: le répertoire des employeurs et le répertoire des administrations provinciales et locales. Un groupe de travail se penche actuellement sur leur intégration. Entretemps, cette section fournit quelques informations relatives au répertoire des administrations provinciales et locales.

La gestion de ce répertoire comprend elle-aussi l’inscription des nouveaux employeurs, la tenue à jour de leurs données d’identification et la suppression des employeurs qui ne sont plus en activité. La relation entre les employeurs et leur mandataire, gérée via le service en ligne Mahis Nouvelle fenêtre, y est également reprise. Par ailleurs, quelques spécificités liées au secteur public local sont en outre enregistrées dans ce répertoire. Il s’agit notamment, suite à une analyse des décisions des Conseils des administrations provinciales et locales, de l’intégration des données d’affiliations.

  • au Fonds de pension solidarisé pour les membres du personnel nommé à titre définitif;
  • au 2e pilier de pension pour les contractuels;
  • ou encore au Service social collectif.

Enfin, une série de données issues de ce répertoire (numéro d’immatriculation, catégorie de l’employeur…) sont également transmises aux autres institutions de sécurité sociale par le biais de la Banque-Carrefour de la sécurité sociale.

L’année 2017 des administrations provinciales et locales :

1.846 employeurs actifs
86% affiliés à un prestataire de services
86% affiliés au Fonds de pension solidarisé
39% affiliés au 2e pilier de pension
30% affiliés au Service social collectif