En 2016, l'ONSS a décidé qu'il était temps de procéder à un réaménagement complet de son siège principal situé place Horta à Bruxelles (le « bâtiment Horta »). Plusieurs opérations d'intégration importantes étaient en préparation. En outre, l'ONSS souhaitait transformer l'ancien espace de travail cloisonné avec des bureaux fermés en un open space, qui offre un meilleur environnement pour un travail collaboratif.

Étage par étage

Après une phase préparatoire en 2016 durant laquelle nous avons élaboré les plans et rédigé les cahiers des charges, nous avons entamé en mai 2017 les travaux de rénovation du deuxième étage. Au cours des mois suivants, les quatre autres étages ont été réaménagés un par un.

L'entrepreneur a abattu les cloisons, installé un système sprinkler, un système HVAC et l'électricité. Il a posé du tapis plein et fixé de nouvelles cloisons. Les services techniques de l'ONSS ont géré l'installation du wifi et le remplacement de l'éclairage.

Pendant la durée des travaux, les collaborateurs ont déménagé vers un site temporaire en attendant que leur étage soit prêt. Pour les besoins de ce déménagement, nous avons utilisé les anciens bâtiments de l'ORPSS situés rue Joseph II et rue de la Loi.

Durabilité

Dans le cahier des charges, l'ONSS a demandé d'accorder une attention particulière à l'aspect durabilité des travaux. L'Office a insisté auprès de l'entrepreneur à cet égard, ce qui a notamment débouché sur l'installation d'un tapis « cradle to cradle » et incité l'entrepreneur à réutiliser les panneaux d'isolation en laine de roche dans le cadre d'un autre projet (rénovation d'une toiture). Les cloisons ont été vendues à une organisation spécialisée dans la réutilisation de matériaux. L'ONSS a cherché des solutions pour le mobilier qui ne pouvait plus être réutilisé, notamment par une vente d'armoires et de chaises de bureau au personnel. Quant aux meubles restants, l'ONSS s'est efforcé autant que possible de les vendre à des organisations externes.

Voir également : Durabilité : un award pour la rénovation du bâtiment ONSS.

Procédures d'achat

Nous avons en grande partie acheté le mobilier via les contrats en cours du FOR/CMS. Pour le mobilier que nous n'avons pas pu acheter dans le cadre des contrats en cours, nous avons lancé un marché public distinct. Les casiers, les bancs dans les niches et le meuble utilisé pour trier les déchets, entre autres, ont dû être fabriqués sur mesure. Concernant la signalisation dans l'espace de bureaux et la location de distributeurs automatiques de boissons chaudes, nous avons fait appel aux conventions cadres conclues par Smals.

Participation et communication

L'ONSS accorde beaucoup d'importance à la notion de participation et c'est la raison pour laquelle il a impliqué le plus possible ses collaborateurs dans le processus de conception. Notamment en invitant des représentants de chaque direction à donner leur avis quant à l'utilisation des couleurs et matériaux dans l'espace de bureau.

Pour donner aux collaborateurs une idée de ce à quoi ressemblerait leur nouvel espace de bureaux, une exposition a été organisée durant les mois qui ont précédé l'ouverture du premier étage rénové.

Pour inaugurer chaque étage rénové, les collaborateurs se sont vu offrir un petit déjeuner et ont reçu un colis de bienvenue contenant quelques gadgets et des brochures leur présentant leur nouvel environnement.