Identification des employeurs

Une entreprise qui engage des travailleurs doit effectuer une demande d’inscription auprès de l’ONSS. Elle peut pour ce faire introduire sa requête dans WIDE, un service en ligne simple d’utilisation sur le portail de la sécurité sociale.

Les entreprises qui introduisent une demande valable se voient octroyer la qualité d’employeur. Ce processus s’appelle l’identification. Chaque employeur enregistré se retrouve dans une base de données : le répertoire des employeurs.

Nous inscrivons l’employeur dans la ou les catégorie(s) exacte(s) d’employeur en fonction de l’activité qu’il a déclarée. Cette catégorie est importante car elle détermine les taux de cotisations dus.

Employeurs actifs

Fin 2019, le répertoire des employeurs de l’ONSS comportait 254 251 employeurs actifs. Le graphique suivant révèle l’évolution du nombre d’employeurs actifs depuis 2015.

Ces dernières années, le nombre d’identifications était notablement plus élevé que le nombre de suppressions. En 2019, 29 492 nouveaux employeurs ont ainsi été inscrits dans le répertoire et 27 029 employeurs en ont été supprimés.

Le répertoire des employeurs reprend toutes les entreprises identifiées à l’ONSS en tant qu’employeur. Nous veillons à ce que les données de ce répertoire soient toujours à jour. Pour ce faire, nous nous basons sur diverses sources :

• les rectifications à partir de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE),
• les informations fournies par les employeurs,
• les informations en provenance des services d’inspection,
• nos propres consultations des banques de données officielles, comme le Moniteur belge, le Registre national et la BCE.

De notre côté, nous alimentons aussi la BCE avec certaines informations dont nous disposons. La BCE est ainsi directement informée de l'octroi (et de la suppression) de la qualité d’employeur. Par ailleurs, dans un nombre restreint de cas de figure, nous octroyons nous-mêmes le numéro d’entreprise (par exemple pour les employeurs étrangers sans établissement en Belgique). Dans la grande majorité des cas, cette tâche est réalisée par les guichets d’entreprises ou les greffes.

Enfin, l’ONSS transmet aussi une série de données du répertoire des employeurs (numéro ONSS, catégorie d’employeur attribuée, etc.) aux autres institutions de sécurité sociale par le biais de la Banque-Carrefour de la sécurité sociale.

Rectifications dans le répertoire des employeurs

Le graphique suivant montre le nombre de rectifications apportées dans le répertoire des employeurs sur la base des informations de la BCE. Une augmentation du nombre de rectifications peut être observée en 2018 par rapport aux années précédentes. La cause réside notamment dans la conversion des SPRL unipersonnelles en SPRL en février 2018 et dans les modifications consécutives à l’entrée en vigueur de la réforme du droit des sociétés en novembre 2018 (notamment la suppression des sociétés civiles).

En 2019, le nombre de rectifications est resté élevé en raison, encore et toujours, des modifications apportées au droit des entreprises. Mais avec 15 421 rectifications lors de la première semaine de 2019, ce sont surtout les fusions de quelques communes qui ont joué un rôle important à cet égard.

Un employeur peut mandater un secrétariat social agréé ou un prestataire de services pour gérer son fichier du personnel, remplir ses déclarations et accomplir d’autres actes administratifs vis-à-vis de la Sécurité sociale. L’inscription et la gestion des mandats se font dans le service en ligne Mahis . La désignation ou la suppression d’un mandataire est alors reprise dans le répertoire des employeurs.

Affiliation auprès d’un mandataire

Secteur privé

En 2019, 99 % des employeurs actifs dans le secteur privé ont fait appel à un prestataire de services sociaux pour leur administration sociale. 90 % d'entre eux ont eu recours aux services d’un secrétariat social agréé alors qu’un peu moins de 10 % étaient affiliés auprès d’un prestataire de services non agréé. 1 % des employeurs environ ont effectué eux-mêmes leur administration sociale.

Secteur public

Dans le secteur public, le tableau est différent : l’employeur a effectué lui-même son administration sociale dans près de 12 % des cas tandis qu'un peu moins d’un employeur sur deux collaborait avec un secrétariat social agréé. La proportion d’employeurs ayant eu recours à un prestataire de services non agréé était en outre relativement importante (près de 40 %).