Faciliter l'accès à nos services et favoriser la disponibilité

Nous veillons à ce que notre siège principal et ses antennes régionales soient facilement accessibles, plus particulièrement pour les personnes à mobilité réduite ou en situation de handicap. En 2019, nous avons assuré chaque jour ouvrable un accueil de 8h30 à 17h00, que ce soit à la réception de nos bureaux ou par téléphone. Nous proposons aussi de nous déplacer directement dans l'entreprise lorsque qu'un employeur ou son mandataire rencontre des difficultés pour atteindre une de nos antennes régionales.

Visites

En 2019, nous avons reçu 13 957 visiteurs au sein de nos bâtiments centraux à Bruxelles.

Correspondance

Pour faciliter les échanges avec nos services, nous mentionnons sur toute notre correspondance extérieure le nom, le service, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail du gestionnaire de dossier ou de la personne de contact.

Fournir une information complète, actualisée et personnalisée

Afin de toujours mieux informer les utilisateurs, nous prenons des initiatives pour diffuser au public le plus large toutes les informations nécessaires sur les services que nous assurons, principalement via Internet. Toutefois, nous restons attentifs aux employeurs qui ne travaillent pas par voie électronique. Ils peuvent bénéficier d'une aide auprès des antennes régionales de nos services d'inspection pour remplir leurs obligations à notre égard.

Sites web

Les informations générales relatives à notre rôle et à nos missions ainsi que les informations statistiques sont disponibles sur notre site web. Nous mettons aussi à disposition des brochures imprimées dans les trois langues nationales.

Le portail de la sécurité sociale est un autre canal de diffusion de l'information : les employeurs et leurs mandataires reçoivent un accès individuel et sécurisé aux informations qui les concernent personnellement. Les instructions générales et techniques ainsi que les programmes d'aide à l'introduction de la déclaration y sont disponibles.

Instructions administratives

Les Instructions administratives constituent une partie importante du portail. Il s'agit d'une publication électronique qui informe les employeurs, les mandataires et les secrétariats sociaux sur qui est redevable de cotisations et dans quelle mesure.

Les Instructions administratives contiennent également des informations sur :

  • les obligations des employeurs vis-à-vis de l'ONSS et des différents régimes de sécurité sociale et
  • les aspects liés aux contenus des services en ligne (Dimona, DmfA, Capelo) que les employeurs doivent utiliser.

Nous nous concertons avec le SPF Sécurité sociale en ce qui concerne ces Instructions. De cette manière, nous essayons de prévenir les différences d'interprétations des Instructions entre les administrations concernées.

Mise à jour des instructions administratives

Les Instructions administratives sont actualisées chaque trimestre. Les mises à jour consistent à enregistrer les nouveautés, les modifications ou les actualisations réglementaires pour un trimestre de déclaration spécifique.

Il existe trois types de mise à jour :

Mise à jour des Instructions administratives
Type de mise à jour Description
Nouveauté (« nouveau ») Intégration de nouveautés ou de modifications dans les lois et les règlements
Mise à jour récurrente (« récurrent ») Adaptation récurrente des plafonds, des montants annuels et des pourcentages (adaptations de l'index, pourcentages déterminés annuellement)
Informations (« info ») Adaptation d'informations plus générales

Les modifications sont mises clairement en évidence dans le texte.

Quelles mises à jour en 2019 ?

Le graphique suivant montre l'évolution du nombre de sections qui ont fait l'objet de mises à jour ces dernières années.

Des adaptations récurrentes telles que les pourcentages annuels du Fonds de fermeture des entreprises ainsi que les adaptations de l'index et des montants annuels, sont caractéristiques du premier trimestre.

Plusieurs nouveautés, mesures et applications ont été lancées :

  • les salaires de départ,
  • le budget de mobilité,
  • l’extension de l'allocation de mobilité,
  • l’extension des fins de carrière en douceur,
  • la plate-forme pour artistes Artist@Work, et
  • l’application pour les travailleurs occasionnels Green@Work.

Plusieurs réformes ont été mises en œuvre :

  • la réforme de la cotisation complémentaire de 3 % pour le deuxième pilier de pension (cotisation Wijninckx) et
  • une série de modifications et de suppressions, mais aussi la cessation définitive des réductions groupe-cible régionalisées (tant en Flandre, en Wallonie et dans les cantons germanophones qu’à Bruxelles).

En ce qui concerne les déclarations, quelques nouveautés en matière de :

  • informations complémentaires spécifiques et codification pour :
    • le budget de mobilité,
    • les salaires de départ et
    • la déclaration des mandats parlementaires,
  • informations à l’attention de tiers concernant :
    • la codification du détail secteur social/non profit (codes VIA),
    • le deuxième pilier de pension fédéral pour les contractuels,
    • la notion de « pensionné » pour l’application des pensions complémentaires « sécurité d’existence » et
    • la déclaration Dimona des petits statuts (déclaration des stages non assujettis dans le cadre de l’extension en matière des accidents de travail).

L’introduction de nouvelles mesures et les adaptations aux réductions groupe-cible régionalisées expliquent le nombre relativement important de nouveautés en 2019.

Le tax shift se poursuit en 2019.

En raison de la fusion entre l'ONSS et l'ancien ORPSS, les instructions DmfA (ONSS) et DmfAPPL (ORPSS) sont harmonisées par phases.

À partir du 3e trimestre 2019, elles constituent une seule instruction commune ONSS. Deux nouvelles parties ont été intégralement ajoutées à partir des instructions DmfAPPL:

  • la complétion de la DmfAPPL et
  • le Fonds Maribel social du secteur public.

Respecter les délais de réponse et de délivrance des attestations

Nous mettons tout en œuvre pour répondre au courrier dans un délai de 20 jours ouvrables. Si, dans ce délai, une réponse complète ne peut pas être apportée, nous envoyons un accusé de réception et communiquons un état de l'examen de la demande.

Nous fournissons à temps et correctement les attestations ou les documents justificatifs demandés.

Type d'attestation Nombre d'attestations fournies en 2019
Données relatives à la situation du compte de l'entreprise  
  • attestation marché public
32 789
  • publicité de créances
935 119
Données d'identification de l'employeur
(Attestations de suppression, attestations d'identification, attestations de non-identification)
5 854
Données individuelles du travailleur
(Attestation concernant la relation de travail, attestation de salaires et de prestations, attestation de salaires, attestation de prestations)
15 982
Nombre de personnes en service
(Attestation AR 124, attestation nombre de travailleurs occupés au dernier jour du trimestre, attestation équivalent à temps plein)
9 602
Occupation transfrontalière
(Certificat de détachement en vue d'une occupation transfrontalière, attestation d'occupation « simultanée »)
145 410
Student@work
8 595

Traiter les plaintes et adapter les procédures

Nous enregistrons et analysons toutes les plaintes reçues : aussi bien les plaintes réceptionnées par les différents services et par le Centre de contact de la Sécurité sociale que celles introduites auprès du Collège des médiateurs fédéraux.

Nous analysons la demande et les procédures suivies et prenons les mesures correctrices qui s'imposent.

Nombre et origine des plaintes

Le tableau ci-dessous offre un aperçu du nombre et de l’origine des plaintes que nous avons reçues en 2019.

Origine Nombre de plaintes
Plaintes de première ligne 56
Médiateur fédéral 15

Collaborer avec les mandataires

Une bonne collaboration avec les mandataires contribue grandement à garantir et à augmenter la qualité des données déclarées à l'ONSS. Dans cette optique, notre Office a mis en place plusieurs structures de concertation.

Chaque trimestre, l'ONSS organise ainsi une session d'information à destination des secrétariats sociaux agréés et des prestataires de services. Lors de cette session, nous présentons les adaptations de la DmfA pour le trimestre concerné ainsi que les prévisions pour les trimestres suivants. Toutes les autres nouveautés ayant un impact sur les mandataires, telles que des changements réglementaires, l'adaptation d'applications informatiques existantes ou le développement de nouveaux services, y sont aussi communiquées. Ces sessions constituent enfin une plateforme d'échange idéale.

Par ailleurs, une concertation restreinte a aussi lieu deux fois par trimestre avec l'Union des secrétariats sociaux agréés. Ces réunions permettent de discuter plus en détail des projets en cours, des éventuels problèmes pratiques rencontrés et de s'accorder sur les lignes directrices pour l'avenir.

Elargir l'offre en données statistiques

Nous offrons un maximum d'informations statistiques à partir des données dont nous disposons. Ces informations statistiques sont accessibles de différentes manières en fonction du degré de détail et de la complexité des données :

  • sous forme de brochures,
  • sous forme de fichiers téléchargeables directement sur notre site web,
  • par le biais d'un autre support électronique pour des demandes spécifiques.

Nouvelles données

Nous nous efforçons d'élargir notre offre en données statistiques. Nous essayons en particulier de produire de nouvelles données statistiques établies selon le lieu de travail, en exploitant au mieux les synergies établies avec la Banque Carrefour des Entreprises. Ces statistiques portent notamment sur :

  • le volume de travail et
  • les rémunérations et les réductions de cotisations demandées par lieu de travail.

Par ailleurs, nous poursuivons les efforts entrepris en matière de communication vis-à-vis de l'extérieur, en utilisant de manière plus fréquente la rubrique « Actualités » du site web et en publiant des communiqués.