Identificatie van werkgevers

De hoedanigheid van werkgever toekennen

Een onderneming die voor de eerste keer werknemers in dienst neemt, moet een inschrijving bij de RSZ aanvragen. Ze dient daarvoor een aanvraag in WIDE in, een gebruiksvriendelijke onlinedienst op het portaal van de sociale zekerheid.

Aan ondernemingen die een geldige aanvraag indienen, kennen we de hoedanigheid van werkgever toe. Dat proces is de identificatie. Iedere geregistreerde werkgever komt terecht in een database: het Werkgeversrepertorium.

Op grond van de activiteit die de werkgever heeft opgegeven, brengen we hem onder in de juiste werkgeverscategorie(ën). Die categorie is belangrijk, want ze bepaalt de verschuldigde bijdragevoeten.

Actieve werkgevers

Eind 2023 telde het Werkgeversrepertorium van de RSZ 257.224 actieve werkgevers. De volgende grafiek toont de evolutie van het aantal actieve werkgevers sinds 2019.

In de loop van 2023 is het aantal actieve werkgevers duidelijk gedaald ten opzichte van de vorige jaren.

Tot en met september loopt het aantal nieuwe inschrijvingen terug met 7% ten opzichte van dezelfde periode in 2022. Pas vanaf oktober bereikt het aantal nieuwe inschrijvingen hetzelfde niveau als in 2022. Tegelijkertijd is het aantal schrappingen in 2023 aanzienlijk gestegen ten opzichte van voorgaande jaren. Voor het eerst sinds 2019 is het aantal schrappingen groter dan het aantal nieuwe inschrijvingen. Dit verklaart de duidelijke daling van het aantal actieve werkgevers in 2023.

Het Werkgeversrepertorium onderhouden

Het Werkgeversrepertorium bevat alle ondernemingen die geïdentificeerd zijn als werkgever.

We zorgen ervoor dat de gegevens in die databank up-to-date blijven. Daarvoor baseren we ons op verschillende bronnen:

• wijzigingen vanuit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) ,
• informatie die de werkgevers ons verschaffen,
• inlichtingen afkomstig van de inspectiediensten, en
• eigen raadplegingen van officiële gegevensbanken, zoals het Belgisch Staatsblad , het Rijksregister en de KBO.

We geven onze informatie ook door aan de KBO. Zo is zij onmiddellijk op de hoogte van de toekenning (en de schrapping) van de hoedanigheid van werkgever. In een beperkt aantal gevallen kennen we bovendien zelf het ondernemingsnummer toe, bijvoorbeeld voor buitenlandse werkgevers zonder vestiging in België. In veruit de meeste gevallen doen de griffies en ondernemingsloketten dat.

Daarnaast wordt ook een aantal gegevens (RSZ-nummer, toegekende werkgeverscategorie ...) uit het Werkgeversrepertorium via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid aan de andere socialezekerheidsinstellingen overgemaakt.

Wijzigingen in het Werkgeversrepertorium

De volgende tabel geeft het aantal wijzigingen weer dat we in het Werkgeversrepertorium hebben aangebracht op basis van informatie uit de KBO.

In 2019 zagen we een toename van het aantal wijzigingen naar aanleiding van de hervorming van het ondernemingsrecht (o.a. de schrapping van de burgerlijke vennootschappen en de omvorming van de coöperatieve vennootschappen).

Ook de fusies van enkele gemeenten hadden een grote impact: 15.421 wijzigingen in de eerste week van 2019. Van 2020 tot en met 2022 keert het aantal wijzigingen terug naar het gewone niveau.

In 2023 zien we opnieuw een toename van het aantal wijzigingen. Deze toename is volledig toe te schrijven aan een verdubbeling van het aantal naamswijzigingen (van 7.828 in 2022 naar 13.441 in 2023). Dat kan worden verklaard door de noodzaak voor de ondernemingen om de statuten in overeenstemming te brengen met het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV). De laatste deadline voor de aanpassingen (vooral wijzigingen van de rechtsvorm naar een ‘WVV’ rechtsvorm) was immers 31/12/2023. Sommige ondernemingen hebben waarschijnlijk gebruik gemaakt van die wijziging van de rechtsvorm om ook de benaming te wijzigen.

Mandatarissen registreren

Een werkgever kan een erkend sociaal secretariaat of een dienstverrichter mandateren om zijn personeelsbestand te beheren, zijn aangiften in te vullen of om andere administratieve taken in verband met de sociale zekerheid uit te voeren. Het inschrijven en beheren van de mandaten gebeurt in de onlinedienst Mahis . De aanstelling en schrapping van een mandataris komt dan in het Werkgeversrepertorium terecht.

Aansluiting bij een mandataris

Private sector

In 2023 deed 99,5% van alle actieve werkgevers in de private sector een beroep op een sociale dienstverrichter voor zijn sociale administratie. In 87,7% van de gevallen werd gebruikgemaakt van de diensten van een erkend sociaal secretariaat. Meer dan 11% van de werkgevers was dan weer aangesloten bij een niet-erkende dienstverrichter. Slechts 0,5% van de werkgevers stond zelf in voor zijn sociale administratie.

Openbare sector

In de openbare sector zag het plaatje er anders uit. Hier deed de werkgever in 11% van de gevallen zelf zijn sociale administratie. Iets meer dan de helft van de werkgevers schakelde een erkend sociaal secretariaat in. Ook het aandeel van de niet-erkende dienstverrichters was relatief groot (ca. 38%).