Identification des employeurs

Octroyer la qualité d’employeur

Une entreprise qui engage des travailleurs pour la première fois doit effectuer une demande d’inscription auprès de l’ONSS. Elle peut introduire sa requête dans WIDE, un service en ligne simple d’utilisation sur le portail de la sécurité sociale.

Les entreprises qui introduisent une demande valable se voient octroyer la qualité d’employeur. Ce processus s’appelle l’identification. Chaque employeur enregistré se retrouve dans une base de données : le répertoire des employeurs.

Nous inscrivons l’employeur dans la ou les catégorie(s) exacte(s) d’employeur en fonction de l’activité qu’il a déclarée. Cette catégorie est importante car elle détermine les taux de cotisations dus.

Employeurs actifs

Fin 2023, le répertoire des employeurs de l’ONSS comportait 257 224 employeurs actifs. Le graphique suivant révèle l’évolution du nombre d’employeurs actifs depuis 2019.

Au cours de l’année 2023, le nombre d’employeurs actifs a significativement diminué par rapport aux années précédentes.

Jusqu’à septembre inclus, le nombre de nouvelles identifications a reculé de 7 % par rapport à la même période de 2022. Ce nombre de nouvelles identifications n’a retrouvé le niveau de 2022 qu’à partir d’octobre. Sur cette même année 2023, le nombre de suppressions a sensiblement augmenté par rapport aux années antérieures. Pour la première fois depuis 2019, ce nombre a même dépassé celui des nouvelles identifications. Tout ceci explique la baisse marquée du nombre d'employeurs actifs en 2023.

Gérer le répertoire des employeurs

Le répertoire des employeurs reprend toutes les entreprises identifiées à l’ONSS en tant qu’employeur. Nous veillons à ce que les données de ce répertoire soient toujours à jour. Pour ce faire, nous nous basons sur diverses sources :

• les rectifications à partir de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) ;
• les informations fournies par les employeurs ;
• les informations en provenance des services d’inspection ;
• nos propres consultations des banques de données officielles, comme le Moniteur belge, le Registre national et la BCE.

De notre côté, nous alimentons aussi la BCE avec certaines informations dont nous disposons. La BCE est ainsi directement informée de l'octroi (et de la suppression) de la qualité d’employeur. Par ailleurs, dans un nombre restreint de cas de figure, nous octroyons nous-mêmes le numéro d’entreprise (par exemple pour les employeurs étrangers sans établissement en Belgique). Dans la grande majorité des cas, cette tâche est réalisée par les guichets d’entreprises ou les greffes.

Enfin, l’ONSS transmet aussi une série de données du répertoire des employeurs (numéro ONSS, catégorie d’employeur attribuée, etc.) aux autres institutions de sécurité sociale par le biais de la Banque-Carrefour de la sécurité sociale.

Rectifications dans le répertoire des employeurs

Le graphique suivant montre le nombre de rectifications apportées dans le répertoire des employeurs sur la base des informations de la BCE.

En 2019, nous avons constaté une augmentation du nombre de rectifications suite à la réforme du droit des entreprises (notamment la suppression des sociétés civiles et la transformation des sociétés coopératives).

La fusion de certaines communes a également eu un impact important : 15 421 rectifications ont été observées dans la première semaine de 2019. De 2020 à 2022 inclus, le nombre de rectifications est revenu à son niveau habituel.

L’année 2023 a de nouveau connu une augmentation du nombre de rectifications. Celle-ci est entièrement due au doublement du nombre de changements de dénominations (de 7 828 en 2022 à 13 441 en 2023). Ce doublement s'explique par la nécessité pour les entreprises de mettre leurs statuts en conformité avec le Code des sociétés et des associations (CSA). La dernière échéance pour les adaptations (surtout la mise en conformité de la forme juridique aux dispositions du CSA) tombait en effet le 31/12/2023. Dès lors, plusieurs sociétés ont probablement profité du changement de forme juridique pour modifier leur dénomination.

Enregistrer les mandataires

Un employeur peut mandater un secrétariat social agréé ou un prestataire de services pour gérer son fichier du personnel, remplir ses déclarations et accomplir d’autres actes administratifs vis-à-vis de la Sécurité sociale. L’inscription et la gestion des mandats se font dans le service en ligne Mahis . La désignation ou la suppression d’un mandataire est alors reprise dans le répertoire des employeurs.

Affiliation auprès d’un mandataire

Secteur privé

En 2023, 99,5 % des employeurs actifs dans le secteur privé ont fait appel à un prestataire de services sociaux pour leur administration sociale. Dans 87,7 % des cas, ils ont eu recours aux services d’un secrétariat social agréé alors que plus de 11 % d’entre eux étaient affiliés auprès d’un prestataire de services non agréé. Seuls 0,5 % des employeurs ont effectué eux-mêmes leur administration sociale.

Secteur public

Dans le secteur public, le tableau est différent : l’employeur a effectué lui-même son administration sociale dans près de 11 % des cas. Un peu plus d’un employeur sur deux a collaboré avec un secrétariat social agréé. Parallèlement, la proportion d’employeurs ayant eu recours à un prestataire de services non agréé s’est avérée relativement importante (près de 38 %).